The procurement of consumer goods in the healthcare sector is a key challenge that has to be mastered on a daily basis. In view of rising costs and intense competition, the efficiency of these processes is becoming increasingly important. This blog post provides a fact-based analysis of the current cost and competitive situation and shows how automated supply systems can contribute to optimization. The aim is to relieve specialist staff of time-consuming administrative tasks and allow them to concentrate on their core tasks.
The cost and competitive situation in procurement processes
Studien belegen, dass die Beschaffung von Verbrauchsgütern in Krankenhäusern und Gesundheitsunternehmen sehr kostenintensiv ist. Der durchschnittliche administrative Aufwand pro Bestellung beträgt etwa 104€, während der Preis für ein typisches Verbrauchsgut, wie ein Einmalhandschuh, lediglich 23 Cent beträgt. Der Markt für Verbrauchsgüter im Gesundheitswesen ist zudem noch stark umkämpft. Lieferanten versuchen, sich durch Preisunterbietungen und umfangreiche Außendienstaktivitäten zu differenzieren. Dies führt zu hohen Vertriebs- und Marketingkosten, die letztlich die Margen reduzieren. Auch auf der Anwenderseite sind bestehende Beschaffungsprozesse oft komplex und zeitaufwendig. Viele Krankenhäuser und Dienstleister für Verbrauchsgüter verwenden manuelle oder halb-automatisierte Systeme, die anfällig für Fehler und Verzögerungen sind. Diese Ineffizienzen erhöhen die Betriebskosten und belasten das Fachpersonal.
Challenges in the procurement process
Eine der größten Herausforderungen ist die genaue Ermittlung des Bedarfs an Verbrauchsgütern und die Sicherstellung, dass diese rechtzeitig verfügbar sind. Eine zuverlässige Bestandsverwaltung und präzise Nachfrageprognosen sind unerlässlich. Die Vielzahl der zu beschaffenden Produkte und die unterschiedlichen Anforderungen jeder Produktkategorie für unterschiedliche Bereiche in einem Krankenhaus erschweren den Beschaffungsprozess. Zudem müssen strenge Vorschriften und Qualitätsstandards eingehalten werden, was die Komplexität erhöht und eine sorgfältige Dokumentation und Überwachung erfordert. Außerdem haben gesundheitliche Einrichtungen wie Kliniken begrenzte Budgets, welche die Optimierung der Beschaffungskosten unumgänglich macht, auch um finanzielle Ressourcen für andere wichtige Bereiche freizusetzen.
Optimization opportunities in the procurement process
1. Automation
Durch die Implementierung automatisierter Beschaffungssysteme können manuelle Aufgaben reduziert und Fehler minimiert werden. Dies führt zu einer effizienteren Beschaffung und schnelleren Lieferung von Verbrauchsgütern.
2. Use of technology:
Der Einsatz von Technologien wie elektronischen Bestellsystemen und Lieferkettenmanagement-Software kann den Beschaffungsprozess vereinfachen und die Transparenz verbessern. Dadurch können Engpässe vermieden und eine rechtzeitige Lieferung sichergestellt werden.
3. Supplier management:
Eine effektive Lieferantenverwaltung ist entscheidend. Durch die Auswahl zuverlässiger Lieferanten und die Aushandlung günstiger Verträge können Kosten gesenkt und die Qualität der Verbrauchsgüter verbessert werden. Dies bietet Vorteile auf beiden Seiten. Hersteller von Verbrauchsgütern können durch eine innovative Versorgung ihre Produkte ausweiten sowie ihren Umsatz steigern und Anwender in Klinken und Krankenhäusern können durch die automatisierte Beschaffung ihre Effizienz enorm steigern und auf ihre Bedürfnisse optimiert einkaufen.
4. Data analysis:
Die Analyse von Beschaffungsdaten liefert wertvolle Einblicke und zeigt Optimierungspotenziale auf. Die Überwachung von Kennzahlen wie Lieferzeiten, Bestandsniveaus und Kosten ermöglicht die Identifikation von Schwachstellen und die Ergreifung von Verbesserungsmaßnahmen.
Advantages of automated supply systems
Automatisierte Systeme reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Durch die Automatisierung von Bestellungen und Lagerhaltung können Prozesskosten um bis zu 27% gesenkt werden. Die Reduzierung von Überbeständen und Fehlbeständen führt zu weiteren Einsparungen und verbessert die finanzielle Effizienz. Automatisierte Systeme gewährleisten zudem, dass Verbrauchsgüter stets in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Die Warenverfügbarkeit kann um bis zu 75% gesteigert werden. Diese Systeme überwachen den Verbrauch in Echtzeit und lösen automatisch Nachbestellungen aus, wodurch Engpässe vermieden werden. Ein weiterer wichtiger Vorteil von Automatisierung ist hier, dass Fachkräfte von administrativen Aufgaben entlastet werden, die im Zusammenhang mit der Bestellung und Verwaltung von Verbrauchsgütern stehen. Dies ermöglicht es ihnen, sich auf die Patientenversorgung und weitere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Eine Studie zeigt, dass die für administrative Aufgaben aufgewendete Zeit um bis zu 50% reduziert werden kann.
Suppliers that offer automated supply systems can position themselves as strategic partners for their customers. This strengthens customer retention and increases loyalty, as customers appreciate the benefits of an efficient and reliable supply.
Conclusion: Optimization through automation
Automatisierte Versorgungssysteme bieten eine effektive Lösung für die Herausforderungen bei der Beschaffung von Verbrauchsgütern im Gesundheitswesen. Sie reduzieren Kosten, erhöhen die Effizienz und entlasten das Fachpersonal von administrativen Aufgaben. Durch die Implementierung dieser Systeme können Krankenhäuser und Gesundheitsversorgungsunternehmen ihre Prozesse optimieren und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Erfahren Sie, wie Sie die Effizienz Ihrer Prozesse steigern und Ihr Fachpersonal entlasten können. Gemeinsam können wir die Zukunft der Verbrauchsgüterversorgung im Gesundheitswesen gestalten.