Digitalisierung Krankenhauslogistik: Materialversorgung im Krankenhaus in vier Schritten

Automatisierte Materialversorgung im Krankenhaus heißt: Bedarf wird dort erfasst, wo er entsteht, Bestellungen laufen ohne Zettel und Telefon, und Pflegekräfte sehen jederzeit, wann das Material kommt. Drei Bausteine machen das möglich – Digitalisierung und Automatisierung, Transparenz über den Versorgungsprozess sowie Steuerung und Controlling. Dieser Beitrag zeigt, wie sie zusammenwirken: von der Bedarfsermittlung am Verbrauchsort bis zur termingerechten Versorgung der Station.

Digitalisierung & Automatisierung

Digitalisierung schafft die technische Basis, Automatisierung die optimierte Weiterentwicklung. Gemeinsam bilden sie das Fundament einer digitalen Materialwirtschaft im Krankenhaus. Dazu gehören:

• elektronische Bestellungen statt Zettel, Telefon oder Mail
• automatisierte Bestellanforderungen
• Integration von ERP- oder Materialwirtschaftssystem

Voraussetzung dafür ist eine hohe Datenqualität der Artikelstammdaten. Stimmen die Daten nicht, bringt auch die beste Automatisierung wenig.

Transparenz über den Versorgungsprozess

Fehlt Transparenz, verbringt das Fachpersonal viel Zeit damit,

• den Bestellstatus telefonisch nachzufragen,
• Materialien auf anderen Stationen zu suchen,
• Notlösungen zu organisieren.

Werden Bestellstatus, Liefertermine und Lieferengpässe dagegen offen kommuniziert,

• lassen sich unnötige Bestellungen und Materialhortung vermeiden,
• bleiben kritische Produkte verlässlicher verfügbar.

Für das Fachpersonal bedeutet dies: Planungssicherheit, Zeitersparnis und Vertrauen. Und damit mehr Konzentration auf die Patientenversorgung.

Elektronische Schranketiketten sind ein Weg, dies umzusetzen: Sie zeigen die im ERP- oder Materialwirtschaftssystem hinterlegten Bestell- und Lieferinformationen in Echtzeit direkt am Verbrauchsort an.

Steuerung & Controlling

Die Logistik steuert das Lager mit klar definierten, im System hinterlegten Stammdaten:

• Artikeldaten
• Mindestbestand / Meldebestand
• Soll-/Maximalbestand

Der Meldebestand markiert die Menge, bei deren Erreichen automatisch eine Nachbestellung ausgelöst wird. Der Mindestbestand ist die Schwelle, die selbst bei Lieferverzug nicht unterschritten werden darf.

Dispositionsparameter werden anhand von Echtzeit-Verbrauchsdaten und der Expertise des Fachpersonals kontinuierlich optimiert. Das Ziel: hohe Versorgungssicherheit bei möglichst geringer Kapitalbindung (also wenig totes Kapital im Lagerbestand).

Wie sieht der „unsichtbare Versorgungsprozess“ nun in der Praxis konkret aus?

1. Bedarfsermittlung

Am Anfang steht der Bedarf. Erfasst wird er genau dort, wo er entsteht: direkt am Ort des Verbrauchs. Workarounds wie Kärtchen oder Ampelsysteme kosten Zeit und sind fehleranfällig. Ohne manuellen Aufwand funktioniert dies zum Beispiel über sensorbasierte Warenbehälter, die den Echtzeit-Bestand automatisch erheben.

Für das Fachpersonal bedeutet das vor allem eines: Je weniger Zeit für Materialbeschaffung draufgeht, desto mehr Zeit bleibt für die Kernprozesse und die Patientenversorgung.

2. Materialanforderung

Aus der automatischen Bestandserfassung ergibt sich der nächste Schritt: die Materialanforderung.

Wenn die Materialanforderung automatisiert erfolgt, erzeugen die digitalen Warenbehälter automatisch einen Bestellvorschlag oder lösen eine Nachbestellung aus, sobald der Meldebestand eines Artikels erreicht ist.

Alle Anforderungen laufen zentral direkt in das ERP- oder Materialwirtschaftssystem. Parallele Insellösungen über Mail und Co. entfallen.

3. Beschaffung

Ist die Anforderung im System erfasst, übernimmt der Einkauf: Bearbeitung, Terminierung, Nachhalten von Lieferterminen, Lieferverzug, gesperrte oder ersetzte Artikel. Diese im ERP- oder Materialwirtschaftssystem hinterlegten Informationen erscheinen automatisch am Schranketikett (siehe Abb. 1), manuelles Aktualisieren von Papieretiketten entfällt.

4. Kommissionieren und Stationsversorgung

Nach Prüfung und Buchung des Wareneingangs werden die Artikel je Station zusammengestellt.

Anschließend versorgt die Logistik die Stationen direkt. Der Kreis von der Bedarfsermittlung bis zur Versorgung schließt sich.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

• Digitalisierung & Automatisierung schafft die technische Basis für effiziente Bestellprozesse.
• Transparenz spart Zeit, verhindert Überbestand und schafft Vertrauen bei Ärzten und Pflege.
• Steuerung & Controlling sichert hohe Versorgungssicherheit bei geringer Kapitalbindung.

Die drei Bausteine wirken nicht für sich allein, sondern als durchgängiger Prozess, von der Bedarfsermittlung am Ort des Verbrauchs bis zur termingerechten Versorgung der Station.

Das Ergebnis: Beim automatisierten Versorgungsprozess läuft die Krankenhauslogistik im Hintergrund. Nahezu aufwandslos für das Fachpersonal, bei voller Transparenz über alle relevanten Informationen.

Wollen Sie den nächsten Schritt zur automatisierten Materialversorgung im Krankenhaus gehen? Sprechen Sie mit uns über das Potenzial in Ihrer Materialwirtschaft.

Häufige Fragen zur Materialversorgung im Krankenhaus

Was bedeutet Materialversorgung im Krankenhaus?

Materialversorgung im Krankenhaus bedeutet, dass die richtige Ware in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort bereitsteht, ohne dass Pflegekräfte oder Ärzte sich manuell darum kümmern müssen. Digitalisierung, Transparenz sowie Steuerung & Controlling bilden dafür die Basis.

Was ist der Unterschied zwischen Mindestbestand und Meldebestand?

Der Meldebestand ist die Menge, bei deren Erreichen automatisch eine Nachbestellung ausgelöst wird. Der Mindestbestand ist die Schwelle, die auch bei Lieferverzug nicht unterschritten werden darf, um die Versorgungssicherheit zu gewährleisten.

Wie funktioniert ein automatisierter Versorgungsprozess im Krankenhaus?

Der Prozess läuft in vier Schritten: Bedarfsermittlung direkt am Ort des Verbrauchs, automatisierte Materialanforderung, Beschaffung durch den Einkauf und abschließend Kommissionierung sowie Stationsversorgung.

Was sind elektronische Schranketiketten?

Elektronische Schranketiketten zeigen die im ERP- oder Materialwirtschaftssystem hinterlegten Bestell- und Lieferinformationen in Echtzeit direkt am Verbrauchsort an. Manuelles Aktualisieren von Papieretiketten entfällt.

Welche Vorteile bringt Transparenz in der Krankenhauslogistik?

Offen kommunizierte Bestellstatus, Liefertermine und Lieferengpässe vermeiden unnötige Bestellungen und Materialhortung. Für das Fachpersonal bedeutet das Planungssicherheit, Zeitersparnis und mehr Konzentration auf die Patientenversorgung.